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2023年，國家檔案局對多項DA/T檔案行業(yè)標準進行了修訂與新增，重點聚焦電子檔案管理、科研項目檔案規(guī)范及證據(jù)效力維護等領域。以下從核心標準的關(guān)鍵條款展開分析，揭示行業(yè)管理的新趨勢與技術(shù)要求。
一、科研項目檔案管理的全面升級：DA/T2-2023
該標準替代1992版，首次系統(tǒng)性整合科研檔案全生命周期管理要求，核心變化體現(xiàn)在以下方面：
管理框架重構(gòu)
新增科研項目管理系統(tǒng)、科研電子檔案等術(shù)語定義，明確科研檔案管理需遵循“統(tǒng)一領導、分級負責、全程管控、確保安全”原則。要求建立科研檔案管理責任體系，明確科研、檔案、信息化等部門職責，如科研部門需在項目立項時同步制定文件材料歸檔范圍，檔案部門需參與項目驗收審查。
電子文件管理強化
針對科研活動數(shù)字化轉(zhuǎn)型，標準提出科研電子文件歸檔時間應與紙質(zhì)文件同步，且需采集完整元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、責任人、系統(tǒng)環(huán)境等）。特別要求對接收的電子檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性（簡稱“四性”）檢測，合格率需達100%。例如，科研電子檔案需采用符合長期保存要求的格式（如PDF/A、TIFF），并通過哈希校驗等技術(shù)確保內(nèi)容不可篡改。
驗收機制細化
引入分類分級驗收原則：大型科研項目需召開專門驗收會議，中小型項目可采用材料審核或現(xiàn)場檢查。驗收內(nèi)容除傳統(tǒng)的完整性、準確性外，新增“系統(tǒng)性”要求，即檔案需反映科研活動的邏輯關(guān)聯(lián)與過程完整性。例如，科研數(shù)據(jù)需按實驗階段、數(shù)據(jù)類型等維度分類存儲，并建立數(shù)據(jù)目錄索引。
二、電子檔案證據(jù)效力維護的技術(shù)突破：DA/T97-2023
該標準首次明確電子檔案作為法律證據(jù)的技術(shù)規(guī)范，填補行業(yè)空白：
證據(jù)效力維護的總體要求
強調(diào)電子檔案需在“受控、可信賴環(huán)境”中管理，通過固化技術(shù)（如數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈存證）確保內(nèi)容不可篡改。例如，歸檔移交時需對電子檔案進行哈希值計算，并將校驗值上傳至可信時間戳服務平臺。
全流程技術(shù)措施
歸檔階段：要求電子檔案來源系統(tǒng)需通過等保三級認證，歸檔時同步提交元數(shù)據(jù)及固化信息（如數(shù)字證書、操作日志）。
存儲階段：采用雙活數(shù)據(jù)中心或異地備份，定期進行“四性”檢測，發(fā)現(xiàn)風險需及時遷移至兼容環(huán)境。
利用階段：提供利用時需驗證申請人身份，并記錄提取時間、范圍等信息。離線提供時，存儲介質(zhì)需經(jīng)過殺毒處理并加密傳輸。
存證方法創(chuàng)新
標準提出三種存證方式：電子簽名（需符合《電子簽名法》）、可信時間戳（需對接國家授時中心）、區(qū)塊鏈存證（需采用聯(lián)盟鏈技術(shù)確保數(shù)據(jù)不可篡改）。例如，采用區(qū)塊鏈存證時，需將電子檔案哈希值、存證時間、操作主體等信息上鏈，形成不可抵賴的證據(jù)鏈。
三、其他重要標準的修訂要點
檔案征集工作規(guī)范化：DA/T96-2023
新增征集范圍動態(tài)調(diào)整機制，要求建立檔案價值評估指標體系，明確征集流程需包含現(xiàn)場勘查、真?zhèn)舞b定、權(quán)屬確認等環(huán)節(jié)。例如，對歷史檔案征集需進行碳十四測年或筆跡鑒定，并簽訂法律文書明確所有權(quán)轉(zhuǎn)移。
商業(yè)銀行業(yè)務檔案管理細化：DA/T98-2023
針對金融行業(yè)特性，要求客戶身份資料、交易記錄等檔案保存期限延長至業(yè)務關(guān)系終止后15年，并強化電子檔案的跨境傳輸安全管控，需符合《個人信息保護法》等法規(guī)要求。
四、實施建議與行業(yè)影響
技術(shù)升級路徑
建議檔案部門優(yōu)先部署電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS），集成元數(shù)據(jù)采集、固化存證、長期保存等功能。例如，通過OFD格式實現(xiàn)版式文件的防篡改，并與區(qū)塊鏈平臺對接實現(xiàn)存證信息實時同步。
管理流程優(yōu)化
建立跨部門協(xié)作機制，將檔案管理嵌入科研項目、業(yè)務流程的全周期。例如，在科研項目申報時同步明確歸檔范圍，在合同條款中約定電子檔案的所有權(quán)與保管責任。
人才能力提升
加強檔案人員的技術(shù)培訓，重點掌握電子檔案“四性”檢測工具、存證技術(shù)應用及法律風險防范。例如，通過案例教學掌握電子檔案在司法舉證中的關(guān)鍵要點。
2023年DA/T標準的更新，標志著檔案管理從“實體保管”向“數(shù)據(jù)治理”的深度轉(zhuǎn)型。特別是電子檔案證據(jù)效力維護與科研檔案數(shù)字化的規(guī)范，為數(shù)字經(jīng)濟時代檔案價值的充分釋放提供了制度保障。各單位需結(jié)合自身業(yè)務特點，將標準要求轉(zhuǎn)化為可落地的管理流程與技術(shù)方案，推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。
