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在檔案管理工作里，歸檔文件的裝訂是一項關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到檔案的完整性、安全性以及長期保存的質(zhì)量。《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）對裝訂工作提出了明確且細致的要求，旨在確保歸檔文件能夠得到妥善保管和有效管理。本文將全面介紹歸檔文件的裝訂方法、材質(zhì)要求以及不同保管期限下的裝訂規(guī)范，為檔案管理工作提供清晰的操作指南。
一、四大類七種裝訂方法詳解
歸檔文件裝訂主要有以下四大類型共七種方式，每種方式都有其獨特的適用場景和特點。
（一）線裝法
線裝法是一種傳統(tǒng)且可靠的裝訂方式，包含三種具體形式。
直角裝訂：操作相對簡便，適用于一些頁數(shù)較少、結(jié)構(gòu)較為簡單的歸檔文件，通過直角處的裝訂能夠?qū)ξ募鸬交镜墓潭ㄗ饔谩?/span>
縫紉機軋邊裝訂：借助縫紉機進行軋邊裝訂，效率較高，可快速完成對文件的裝訂，在一定程度上保證文件的整齊度。
三孔一線裝訂：這是線裝法中較為穩(wěn)固的一種方式，尤其適合文件較厚的情況。通過在文件上打三個孔并用線穿過裝訂，能使文件緊密固定，不易散落。這三種線裝方式均采用棉紗線進行裝訂，以確保裝訂的牢固性和耐久性。
（二）變形材料裝訂法
該方法主要利用不銹鋼材質(zhì)的裝訂材料，包括兩種形式。
不銹鋼訂書釘裝訂：使用不銹鋼訂書釘，具有一定的牢固性，適用于一些需要快速裝訂且對裝訂強度要求不是特別高的文件。
不銹鋼夾裝訂：不銹鋼夾主要用于需要臨時固定的歸檔文件，方便隨時進行調(diào)整和拆卸，但不適用于長期固定保存的文件。
（三）粘接法
粘接法采用漿糊作為裝訂材料，通過將文件頁面相互粘接來實現(xiàn)裝訂。這種方法適用于一些特殊材質(zhì)或?qū)ρb訂痕跡要求不明顯的文件，但需要注意漿糊的質(zhì)量，以確保粘接的牢固性和對文件無損害。
（四）封套法
封套法是將歸檔文件裝入特制的封套中進行裝訂，封套能夠?qū)ξ募鸬奖Ｗo作用，同時也便于文件的整理和查閱。封套的材質(zhì)和規(guī)格有一定的要求，以保證其能夠有效保護文件。
需要注意的是，歸檔文件裝訂禁止使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂方式。這些材料可能會對歸檔文件造成損害，例如生銹、腐蝕文件紙張，或者固定效果不佳，導(dǎo)致文件散落、損壞，不利于檔案的長期保存和管理。
二、裝訂材質(zhì)的具體要求
不同的裝訂方法對裝訂材質(zhì)有著嚴(yán)格的規(guī)定，以滿足檔案長期保存的需求。
（一）棉紗線
線裝法中使用的棉紗線，其規(guī)格、質(zhì)量和檢測需按GB/T398-2008的規(guī)定執(zhí)行。直角裝訂、縫紉機軋邊裝訂、三孔一線裝訂用棉線的粗細應(yīng)與GB/T8693-2008所描述的R72texf4規(guī)格的棉線相當(dāng)，線的斷裂強度應(yīng)不低于15N，檢測按GB/T3916-1997的規(guī)定進行。這樣的棉紗線能夠保證線裝法的裝訂強度和穩(wěn)定性，確保文件在長期保存過程中不會因線的斷裂而出現(xiàn)散落等問題。
（二）不銹鋼訂書釘
不銹鋼訂書釘?shù)漠a(chǎn)品質(zhì)量要求（包括外形尺寸、釘面、釘腳、釘腳斜度、B、C、E種缺陷、粘牢度、外觀、訂紙性能、釘條枚數(shù)）、試驗方法、檢測規(guī)則應(yīng)按照QB/T1151-2011執(zhí)行。其材質(zhì)應(yīng)選用S30408不銹鋼，沿海地區(qū)由于環(huán)境較為潮濕，對耐腐蝕性能要求更高，應(yīng)選用耐腐蝕性能更優(yōu)的不銹鋼。不銹鋼的規(guī)格、質(zhì)量、檢測按照GB/T20878-2007執(zhí)行，以確保不銹鋼訂書釘在不同環(huán)境下都能保持良好的性能，不會因材質(zhì)問題對文件造成損害。
（三）不銹鋼夾
不銹鋼夾僅適用于需要臨時固定的歸檔文件，只要符合行業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量要求即可。由于其主要用于臨時固定，所以在材質(zhì)和質(zhì)量上的要求相對寬松，但仍需保證能夠滿足臨時固定文件的基本需求，不會輕易脫落或損壞文件。
（四）漿糊
漿糊的質(zhì)量要求（包括游離甲醛限量、外觀、PH、粘接性、防霉力、耐寒性）、試驗方法、檢測規(guī)則應(yīng)按照QB/T1962-2011執(zhí)行，同時在滿足這些質(zhì)量要求的基礎(chǔ)上，還應(yīng)符合DA/T25-2000的要求。合格的漿糊應(yīng)具備良好的粘接性，能夠?qū)⑽募喂痰卣辰釉谝黄穑瑫r要確保不含對文件有害的物質(zhì)，并且具有一定的防霉、耐寒等性能，以適應(yīng)不同的保存環(huán)境。
（五）封套
封套用紙應(yīng)輕薄、結(jié)實，材質(zhì)選擇要對歸檔文件不應(yīng)有負面影響或潛在負面影響。紙張定量應(yīng)在110g/m2～160g/m2之間，檢測按GB/T451.2-2002的規(guī)定進行；紙張的pH值應(yīng)大于等于6，檢測按GB/T1545-2008規(guī)定的冷抽提法進行；紙張撕裂度應(yīng)大于850mN，檢測按GB/T455-2002的規(guī)定進行；紙張單層緊度應(yīng)在0.6g/cm3～1.0g/cm3之間，檢測按GB/T451.3-2002的規(guī)定進行。符合這些要求的封套紙能夠為文件提供良好的保護，同時便于文件的翻閱和管理。
三、不同保管期限的裝訂規(guī)范
歸檔文件的保管期限不同，裝訂方式也有相應(yīng)的規(guī)范，以確保不同期限的文件都能得到合適的裝訂和保管。
（一）永久保管的歸檔文件
對于永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，如直角裝訂、縫紉機軋邊裝訂、三孔一線裝訂。當(dāng)文件頁數(shù)較少時，可使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂；文件較厚時，使用“三孔一線”裝訂。若使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。需要注意的是，永久保管的歸檔文件不使用不銹鋼夾或封套裝訂，因為這兩種方式可能無法滿足長期保存對裝訂牢固性和文件保護的要求。
（二）定期保管且需向綜合檔案館移交的歸檔文件
此類文件的裝訂方式按照永久保管文件的裝訂要求執(zhí)行，即宜采用線裝法，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂時需滿足長期保存要求，不得使用不銹鋼夾或封套裝訂，以保證文件在移交過程中以及后續(xù)的保管中保持完整和穩(wěn)定。
（三）定期保管且不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件
裝訂方式可以按照永久保管文件的裝訂要求執(zhí)行，即采用線裝法、不銹鋼訂書釘裝訂或漿糊裝訂；也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。但需注意，無論采用哪種方式，都不能使用禁止的裝訂材料，以確保文件在定期保管期間的安全和完整。
（四）定期10年保管的歸檔文件
該類文件的裝訂方式相對較為靈活，直角裝訂、縫紉機軋邊裝訂、三孔一線裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂、漿糊裝訂、封套裝訂均可使用，但同樣禁止使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對文件造成危害或固定效果不佳的裝訂材料。
（五）需永久或定期保管且需要臨時固定的歸檔文件
對于需要臨時固定的歸檔文件，無論是永久保管還是定期保管，都可以使用不銹鋼夾裝訂或封套裝訂，以便在需要時能夠方便地對文件進行調(diào)整和處理。
