服務(wù)熱線
檔案作為組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案的利用需求日益增長(zhǎng)，檔案借閱成為檔案服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。然而，在檔案借閱過(guò)程中，面臨著權(quán)限管理不清晰、借閱行為難以追溯等問(wèn)題，影響了檔案的安全性和完整性，也降低了檔案的利用效率。因此，設(shè)計(jì)一套科學(xué)合理的檔案借閱制度，建立完善的權(quán)限分級(jí)和追溯機(jī)制，對(duì)于規(guī)范檔案借閱行為、保障檔案安全、提高檔案利用效益具有重要意義。
一、權(quán)限分級(jí)設(shè)計(jì)
（一）分級(jí)原則
根據(jù)借閱者的身份、職責(zé)和檔案的重要程度、密級(jí)等因素，遵循"最小授權(quán)"和"權(quán)責(zé)對(duì)等"的原則進(jìn)行權(quán)限分級(jí)，確保只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員才能借閱與其職責(zé)相關(guān)的檔案，同時(shí)明確各層級(jí)人員的借閱責(zé)任。
（二）權(quán)限等級(jí)劃分
普通員工級(jí)
適用對(duì)象：組織內(nèi)普通工作人員，包括新入職員工、基層業(yè)務(wù)人員等。
借閱權(quán)限：可借閱與自身工作任務(wù)直接相關(guān)的非涉密、非敏感檔案，如普通業(yè)務(wù)文件、一般性會(huì)議記錄等。對(duì)于此類(lèi)檔案，可直接通過(guò)檔案管理系統(tǒng)提交借閱申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)主管審批后即可借閱。
限制：不得借閱涉及組織核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，不得將借閱的檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、修改檔案內(nèi)容。
部門(mén)主管級(jí)
適用對(duì)象：各部門(mén)負(fù)責(zé)人，如科室主任、項(xiàng)目經(jīng)理等。
借閱權(quán)限：除擁有普通員工級(jí)的借閱權(quán)限外，還可借閱本部門(mén)范圍內(nèi)的重要檔案，如部門(mén)年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，以及與其他部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的非涉密檔案。借閱本部門(mén)重要檔案時(shí)，可直接申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)審批；借閱其他部門(mén)非涉密檔案，需經(jīng)對(duì)方部門(mén)主管同意后，由檔案管理部門(mén)審批。
限制：對(duì)借閱的檔案負(fù)有管理責(zé)任，需監(jiān)督本部門(mén)員工對(duì)檔案的使用情況，不得泄露檔案中的敏感信息，如需復(fù)制檔案，需注明復(fù)制用途并進(jìn)行登記。
管理層級(jí)
適用對(duì)象：組織的中高層管理人員，如副總經(jīng)理、總監(jiān)等。
借閱權(quán)限：可借閱組織內(nèi)除絕密級(jí)檔案外的所有檔案，包括涉及組織戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、商業(yè)機(jī)密等重要檔案。借閱此類(lèi)檔案，需提前向檔案管理部門(mén)提交詳細(xì)的借閱申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、使用范圍等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。
限制：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，借閱的檔案僅限在指定范圍內(nèi)使用，如需攜帶檔案外出，需辦理特殊審批手續(xù)。
外部人員級(jí)
適用對(duì)象：與組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位人員、科研機(jī)構(gòu)人員、實(shí)習(xí)人員等。
借閱權(quán)限：根據(jù)合作協(xié)議或具體業(yè)務(wù)需求，經(jīng)組織相關(guān)部門(mén)審核同意后，可借閱指定的非涉密檔案。外部人員借閱檔案，需由組織內(nèi)對(duì)口部門(mén)人員作為擔(dān)保人，填寫(xiě)外部人員借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限、使用方式等，經(jīng)對(duì)口部門(mén)主管、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。
限制：借閱的檔案不得帶離指定的查閱場(chǎng)所，不得復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，確需復(fù)制的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)特別批準(zhǔn)，借閱期滿(mǎn)后需及時(shí)歸還檔案。
（三）權(quán)限申請(qǐng)與變更
新員工入職或人員崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門(mén)需及時(shí)向檔案管理部門(mén)提交權(quán)限申請(qǐng)或變更申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)根據(jù)人員職責(zé)和崗位要求，審核并分配相應(yīng)的借閱權(quán)限。
員工因工作需要臨時(shí)增加借閱權(quán)限時(shí)，需填寫(xiě)權(quán)限臨時(shí)申請(qǐng)表，說(shuō)明申請(qǐng)理由、臨時(shí)權(quán)限期限等，經(jīng)部門(mén)主管和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后生效。臨時(shí)權(quán)限期限屆滿(mǎn)后，系統(tǒng)自動(dòng)收回新增權(quán)限。
員工離職時(shí)，所在部門(mén)需及時(shí)通知檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)在確認(rèn)員工已歸還所有借閱檔案后，收回其所有借閱權(quán)限。
二、追溯機(jī)制設(shè)計(jì)
（一）借閱記錄全程跟蹤
利用檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案借閱的全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，包括借閱人員信息（姓名、部門(mén)、崗位、權(quán)限等級(jí)等）、借閱檔案信息（檔案名稱(chēng)、編號(hào)、密級(jí)、類(lèi)型、存放位置等）、借閱時(shí)間、借閱目的、審批人信息、歸還時(shí)間、歸還狀態(tài)（正常歸還、逾期歸還、損壞歸還等）、復(fù)制記錄（復(fù)制時(shí)間、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制用途等）以及檔案使用過(guò)程中的操作記錄（如查閱、修改、下載等）。這些記錄應(yīng)永久保存，以便隨時(shí)查閱和追溯。
（二）異常情況預(yù)警與處理
建立逾期未還預(yù)警機(jī)制，系統(tǒng)在檔案借閱期限屆滿(mǎn)前3個(gè)工作日，自動(dòng)向借閱人員和其部門(mén)主管發(fā)送預(yù)警信息，提醒按時(shí)歸還檔案。對(duì)于逾期未還的檔案，系統(tǒng)再次發(fā)送催還通知，并記錄逾期次數(shù)和逾期時(shí)長(zhǎng)。
當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等異常情況時(shí)，借閱人員應(yīng)立即向檔案管理部門(mén)報(bào)告，檔案管理部門(mén)組織調(diào)查，確定責(zé)任主體。如因借閱人員保管不當(dāng)造成檔案損壞或丟失，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如要求賠償、追究責(zé)任等；如因不可抗力等因素造成檔案損壞或丟失，需經(jīng)檔案管理部門(mén)和組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
（三）檔案使用行為監(jiān)管
對(duì)于電子檔案，通過(guò)系統(tǒng)日志記錄用戶(hù)的訪問(wèn)和操作行為，如登錄時(shí)間、訪問(wèn)頁(yè)面、下載記錄、修改痕跡等，對(duì)異常的訪問(wèn)和操作行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警。例如，當(dāng)同一用戶(hù)在短時(shí)間內(nèi)頻繁下載大量檔案或?qū)n案進(jìn)行異常修改時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警機(jī)制，通知檔案管理部門(mén)進(jìn)行核查。
對(duì)于紙質(zhì)檔案，在借閱和歸還時(shí)，檔案管理人員需對(duì)檔案的完整性、完好性進(jìn)行檢查，記錄檢查結(jié)果。在檔案存放區(qū)域安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案的存取過(guò)程進(jìn)行視頻監(jiān)控，監(jiān)控視頻保存一定期限，以便在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)進(jìn)行查閱和追溯。
（四）追溯信息查詢(xún)與利用
檔案管理部門(mén)和授權(quán)的管理人員可通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，隨時(shí)查詢(xún)檔案借閱的追溯信息，包括單個(gè)檔案的借閱歷史、某個(gè)借閱人員的借閱記錄、異常情況的處理結(jié)果等。查詢(xún)時(shí)需按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行，確保追溯信息的安全和保密。
追溯信息可作為檔案管理評(píng)估、責(zé)任追究、違規(guī)處理等的重要依據(jù)。例如，在發(fā)生檔案泄密事件時(shí)，通過(guò)追溯信息可以迅速確定泄密的環(huán)節(jié)和責(zé)任人；在評(píng)估檔案利用效益時(shí)，通過(guò)分析借閱記錄可以了解檔案的使用頻率和使用效果，為優(yōu)化檔案管理和服務(wù)提供參考。
三、制度實(shí)施與保障
（一）宣傳與培訓(xùn)
組織全體員工開(kāi)展檔案借閱制度培訓(xùn)，講解權(quán)限分級(jí)和追溯機(jī)制的具體內(nèi)容、操作流程和注意事項(xiàng)，使員工熟悉自己的借閱權(quán)限和責(zé)任，掌握正確的借閱申請(qǐng)和使用方法。同時(shí)，通過(guò)內(nèi)部公告、宣傳手冊(cè)等方式，宣傳檔案管理的重要性和制度要求，提高員工的檔案保護(hù)意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。
（二）技術(shù)支持
選用先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，確保權(quán)限分級(jí)和追溯機(jī)制的功能得以實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)，采用身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障檔案信息和追溯記錄的安全。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。
（三）監(jiān)督與考核
建立檔案借閱制度執(zhí)行情況的監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案借閱記錄進(jìn)行檢查和分析，查看是否存在違規(guī)借閱、權(quán)限濫用、追溯信息不全等問(wèn)題。將檔案借閱制度的執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格遵守制度、表現(xiàn)良好的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反制度、造成檔案安全隱患或損失的員工，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
（四）持續(xù)改進(jìn)
隨著組織業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理需求的變化，定期對(duì)檔案借閱制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整權(quán)限分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和追溯機(jī)制的內(nèi)容，確保制度的科學(xué)性和有效性。廣泛收集員工和外部用戶(hù)的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化檔案借閱流程和服務(wù)，提高檔案管理水平。
