服務(wù)熱線
重大活動作為組織或機構(gòu)發(fā)展過程中的重要事件，會產(chǎn)生大量具有保存價值的文件、資料、聲像等檔案。這些檔案是活動的真實記錄，對于總結(jié)經(jīng)驗、傳承文化、解決糾紛等具有重要意義。為了確保重大活動檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，便于日后的查閱和利用，特制定本專項管理方案。僅供參考。
一、管理目標(biāo)
全面、及時、準(zhǔn)確地收集、整理、保管和利用重大活動過程中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整、分類科學(xué)、保管安全、利用便捷，為組織或機構(gòu)的歷史傳承、決策參考和文化建設(shè)提供有力支持。
二、適用范圍
本方案適用于組織或機構(gòu)舉辦的各類重大活動，包括但不限于慶典活動、會議活動、賽事活動、展覽活動、紀(jì)念活動等。
三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工
（一）組織架構(gòu)
成立重大活動檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)重大活動檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)小組組長由活動負責(zé)人擔(dān)任，副組長由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員包括活動各部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人等。
設(shè)立重大活動檔案管理工作小組，具體負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作。工作小組組長由檔案管理部門指定專人擔(dān)任，成員包括活動各部門指定的檔案聯(lián)絡(luò)員。
（二）職責(zé)分工
領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)
制定重大活動檔案管理工作的總體目標(biāo)和方針政策。
協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中遇到的重大問題和困難。
對檔案管理工作進行監(jiān)督和考核。
工作小組職責(zé)
制定重大活動檔案收集清單和工作流程。
指導(dǎo)和督促活動各部門做好檔案的收集、整理和移交工作。
對收集到的檔案進行分類、整理、編號、編目和保管。
負責(zé)檔案的查閱、復(fù)制、借閱等利用服務(wù)工作。
定期對檔案管理工作進行總結(jié)和匯報。
活動各部門職責(zé)
明確本部門的檔案聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作。
按照檔案收集清單和工作流程，及時向工作小組移交本部門形成的檔案材料。
配合工作小組做好檔案的整理、鑒定和利用等工作。
四、檔案管理內(nèi)容與要求
（一）檔案收集
收集范圍
活動籌備階段：包括活動策劃方案、審批文件、經(jīng)費預(yù)算、組織架構(gòu)、人員名單、場地租賃協(xié)議、宣傳方案等。
活動舉辦階段：包括活動通知、會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、嘉賓發(fā)言、活動照片、視頻、音頻、新聞報道、活動成果文件（如獲獎名單、成果報告等）、活動現(xiàn)場的各類文件材料（如節(jié)目單、邀請函、簽到表等）。
活動結(jié)束階段：包括活動總結(jié)報告、財務(wù)決算報告、檔案移交清單、后續(xù)工作處理文件等。
其他與活動相關(guān)的具有保存價值的文件材料，如往來函件、合作協(xié)議、紀(jì)念品清單等。
收集要求
各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。
收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、可讀性強，并做好備份工作。
檔案收集工作應(yīng)貫穿活動的全過程，從活動籌備開始到活動結(jié)束后規(guī)定時間內(nèi)完成收集和移交工作。
（二）檔案整理
整理原則
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。
區(qū)分文件材料的保存價值，確定合理的保管期限（永久、定期）。
按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進行整理，做到分類科學(xué)、編號準(zhǔn)確、排列有序。
整理步驟
分類：根據(jù)活動的性質(zhì)、內(nèi)容和檔案的載體形式，將收集到的檔案材料分為文書檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。其中，文書檔案可按照活動階段、文件類型等進一步細分；聲像檔案包括照片、視頻、音頻等，應(yīng)按照時間、主題等進行分類；實物檔案包括獎杯、證書、紀(jì)念品等，應(yīng)按照類別、名稱等進行分類。
編號：對分類后的檔案材料進行編號，建立檔案編號體系。編號應(yīng)具有唯一性和可識別性，便于檔案的管理和查閱。例如，文書檔案可采用 "活動名稱 + 年度 + 類別 + 順序號" 的編號方式；聲像檔案可采用 "活動名稱 + 時間 + 載體類型 + 順序號" 的編號方式。
編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、文件目錄、聲像檔案目錄、實物檔案目錄等。目錄應(yīng)詳細記錄檔案的基本信息，如檔案名稱、編號、形成時間、內(nèi)容摘要、保管期限、存放地點等，以便于檢索和利用。
裝訂與裝具：對于文書檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行裝訂，使用符合檔案保護要求的裝訂材料。聲像檔案和實物檔案應(yīng)分別裝入相應(yīng)的裝具，如相冊、光盤盒、實物檔案盒等，并在裝具上注明檔案的基本信息。
（三）檔案保管
保管場所
設(shè)立專門的檔案庫房或檔案保管區(qū)域，確保檔案存放環(huán)境符合檔案保護的要求。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防高溫、防有害氣體等條件，保持適宜的溫度（14-24℃）和相對濕度（45%-60%）。
檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，并按照檔案的分類和編號順序進行排列，便于管理和查找。
保管措施
建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
對聲像檔案和電子檔案，應(yīng)定期進行備份和轉(zhuǎn)換，確保其可讀性和完整性。對于照片檔案，應(yīng)避免陽光直射和潮濕環(huán)境，防止照片褪色、霉變；對于視頻和音頻檔案，應(yīng)定期檢查存儲介質(zhì)的狀態(tài)，及時進行復(fù)制和轉(zhuǎn)換。
做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房內(nèi)整潔有序。
（四）檔案利用
利用范圍
檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，僅限于組織或機構(gòu)內(nèi)部相關(guān)人員因工作需要查閱和利用檔案。如需對外提供利用，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。
對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供利用。
利用方式
查閱：檔案利用者可到檔案保管場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件和幫助。
復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可對檔案進行復(fù)制，如復(fù)印、掃描、翻拍等。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并做好復(fù)制記錄。
借閱：對于確需借出檔案的情況，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。借閱者應(yīng)愛護檔案，不得損壞、涂改、丟失檔案。
利用登記
建立檔案利用登記制度，對檔案的利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。
（五）檔案鑒定與銷毀
鑒定工作
定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同活動各部門及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組，按照國家和地方有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進行。
對于已超過保管期限的檔案，應(yīng)重新鑒定其保存價值。經(jīng)鑒定仍具有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定的程序進行銷毀。
銷毀程序
對確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，列出銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。銷毀清冊應(yīng)經(jīng)鑒定小組審核、檔案管理部門負責(zé)人簽字同意，并報組織或機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)。
檔案銷毀工作應(yīng)指定兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合保密規(guī)定。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。
六、工作流程
（一）活動籌備階段
成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，明確各部門的檔案管理職責(zé)和檔案聯(lián)絡(luò)員。
工作小組制定重大活動檔案收集清單和工作流程，明確檔案收集的范圍、時間、方式和要求，并下發(fā)至活動各部門。
組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，對活動各部門的檔案聯(lián)絡(luò)員進行檔案收集、整理、移交等方面的培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。
（二）活動舉辦階段
各部門檔案聯(lián)絡(luò)員按照檔案收集清單和工作流程，及時收集本部門形成的檔案材料，并進行初步整理和審核。
工作小組定期到各部門檢查檔案收集情況，指導(dǎo)和幫助各部門解決檔案收集過程中遇到的問題。
對于活動過程中形成的重要檔案材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、重要會議記錄、活動照片和視頻等，工作小組應(yīng)及時進行收集和整理，確保檔案的及時歸檔。
（三）活動結(jié)束階段
各部門在活動結(jié)束后規(guī)定時間內(nèi)，將本部門形成的全部檔案材料整理完畢，并填寫檔案移交清單，向工作小組移交檔案。
工作小組對各部門移交的檔案進行清點、檢查和驗收，確保檔案的齊全完整、分類科學(xué)、整理規(guī)范。對于不符合要求的檔案，應(yīng)退回相關(guān)部門重新整理。
工作小組對收集到的全部檔案進行統(tǒng)一整理、編號、編目和保管，建立重大活動檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。
工作小組撰寫重大活動檔案管理工作總結(jié)，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核?？偨Y(jié)內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況，存在的問題和不足，以及改進措施和建議等。
（四）檔案利用階段
檔案利用者按照規(guī)定的程序和要求，向檔案管理部門提出利用申請。
檔案管理人員對利用申請進行審核，符合條件的，提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)，并做好利用登記記錄。
對于借出的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時跟蹤和催還，確保檔案按時歸還。
（五）檔案鑒定與銷毀階段
按照規(guī)定的時間間隔，組織開展檔案鑒定工作，成立鑒定小組，對已超過保管期限的檔案進行鑒定。
根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
按照審批后的銷毀清冊，組織開展檔案銷毀工作，做好監(jiān)銷記錄。
七、保障措施
（一）人員保障
配備專業(yè)的檔案管理人員，確保其具備相應(yīng)的檔案管理知識和業(yè)務(wù)技能。
加強對檔案管理人員和檔案聯(lián)絡(luò)員的培訓(xùn)和教育，定期組織參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。
（二）經(jīng)費保障
合理安排檔案管理工作經(jīng)費，確保檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作的順利開展。
加大對檔案管理設(shè)備和設(shè)施的投入，配備必要的檔案裝具、保護設(shè)備、信息化設(shè)備等，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。
（三）制度保障
建立健全重大活動檔案管理各項規(guī)章制度，如檔案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、鑒定與銷毀制度、安全保密制度等，確保檔案管理工作有章可循。
加強對制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，對違反制度的行為及時進行糾正和處理，確保制度的有效落實。
（四）技術(shù)保障
采用先進的檔案管理信息技術(shù)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索利用。
加強對電子檔案和數(shù)字資源的安全管理，采取必要的技術(shù)措施，如數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等，確保檔案信息的安全可靠。
八、監(jiān)督與評估
（一）監(jiān)督機制
檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對重大活動檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況，制度執(zhí)行情況，人員履職情況等。
建立社會監(jiān)督機制，鼓勵和接受組織或機構(gòu)內(nèi)部員工、相關(guān)利益方對檔案管理工作的監(jiān)督和舉報，對舉報問題及時進行調(diào)查和處理。
（二）評估指標(biāo)
檔案收集齊全率：評估檔案收集工作的完整性，計算公式為（實際收集檔案數(shù)量 ÷ 應(yīng)收集檔案數(shù)量）×100%。
檔案整理規(guī)范率：評估檔案整理工作的規(guī)范性，計算公式為（規(guī)范整理檔案數(shù)量 ÷ 整理檔案總數(shù)）×100%。
檔案保管完好率：評估檔案保管工作的有效性，計算公式為（完好檔案數(shù)量 ÷ 保管檔案總數(shù)）×100%。
檔案利用滿意度：通過問卷調(diào)查等方式，收集檔案利用者對檔案利用服務(wù)的滿意度評價。
（三）評估結(jié)果應(yīng)用
對監(jiān)督檢查和評估過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。
將檔案管理工作納入組織或機構(gòu)的績效考核體系，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力的進行批評和問責(zé)。
九、應(yīng)急預(yù)案
（一）風(fēng)險識別
識別重大活動檔案管理過程中可能面臨的風(fēng)險，如自然災(zāi)害（火災(zāi)、水災(zāi)、地震等）、人為災(zāi)害（盜竊、破壞、誤操作等）、設(shè)備故障（服務(wù)器故障、存儲設(shè)備損壞等）、不可抗力因素（戰(zhàn)爭、疫情等）等。
（二）應(yīng)急措施
針對自然災(zāi)害，制定相應(yīng)的防范和應(yīng)急處理措施。如在檔案庫房安裝火災(zāi)報警系統(tǒng)、自動滅火裝置、防水防潮設(shè)施等；制定災(zāi)害發(fā)生時的檔案搶救和轉(zhuǎn)移方案，明確搶救責(zé)任人、搶救步驟和轉(zhuǎn)移地點等。
針對人為災(zāi)害，加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等；建立檔案借閱和使用審批制度，防止檔案被盜、被破壞或被誤操作。
針對設(shè)備故障，定期對檔案管理設(shè)備和設(shè)施進行檢查和維護，建立設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案，確保在設(shè)備出現(xiàn)故障時能夠及時修復(fù)或切換到備用設(shè)備，不影響檔案管理工作的正常開展。
針對不可抗力因素，如戰(zhàn)爭、疫情等，制定檔案的異地備份和遠程訪問方案，確保在特殊情況下檔案信息的安全和可利用性。
（三）應(yīng)急演練
定期組織開展檔案管理應(yīng)急預(yù)案演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高檔案管理人員應(yīng)對突發(fā)事件的能力和水平。演練內(nèi)容包括災(zāi)害預(yù)警、檔案搶救、數(shù)據(jù)備份、應(yīng)急恢復(fù)等環(huán)節(jié)。
十、附則
（一）方案解釋權(quán)
本方案由組織或機構(gòu)的檔案管理部門負責(zé)解釋。
（二）方案實施時間
本方案自發(fā)布之日起實施。
