服務(wù)熱線
國(guó)家規(guī)范對(duì)電子檔案存儲(chǔ)格式的選用提出了明確要求，其核心是通過標(biāo)準(zhǔn)化引導(dǎo)，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存、跨域共享和安全可控。這些規(guī)范既涵蓋基礎(chǔ)性的格式技術(shù)要求，也包含適配不同領(lǐng)域、不同類型檔案的差異化指引，為檔案管理機(jī)構(gòu)提供了“必須遵循的底線”和“推薦采用的方向”。遵循國(guó)家規(guī)范選用存儲(chǔ)格式，不僅是合規(guī)性要求，更是規(guī)避技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、保障檔案價(jià)值延續(xù)的關(guān)鍵舉措，需結(jié)合檔案的特性、生命周期和利用場(chǎng)景，在規(guī)范框架內(nèi)實(shí)現(xiàn)科學(xué)選用。?
一、選用的核心原則?
國(guó)家規(guī)范下的格式選用需堅(jiān)守若干核心原則，這些原則是判斷格式適用性的基本標(biāo)尺，貫穿選用決策的全過程。?
合規(guī)性優(yōu)先原則是首要前提，即所選格式必須符合國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)（如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中的格式要求），優(yōu)先選用列入國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)推薦清單的格式（如OFD、PDF/A等）。對(duì)涉及國(guó)家秘密、重要民生信息的檔案，需嚴(yán)格遵循涉密信息系統(tǒng)相關(guān)格式規(guī)范，禁止使用未經(jīng)安全認(rèn)證的格式。合規(guī)性是格式選用的“紅線”，不可因技術(shù)便利或成本因素突破。?
長(zhǎng)期可讀性原則是核心目標(biāo)，國(guó)家規(guī)范強(qiáng)調(diào)格式需具備“長(zhǎng)期保存的技術(shù)穩(wěn)定性”：優(yōu)先選擇開放格式（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)公開、不依賴特定廠商）；格式應(yīng)具備較好的向后兼容性（新版本能兼容舊版本內(nèi)容）；避免選用廠商已明確計(jì)劃淘汰或支持周期短的格式。即使某些封閉格式符合短期使用需求，也需按規(guī)范要求制定轉(zhuǎn)換為長(zhǎng)期保存格式的計(jì)劃。?
適用性匹配原則要求格式與檔案特性適配，國(guó)家規(guī)范針對(duì)不同類型檔案（如文本、圖像、音視頻）提出了差異化指引：文本檔案需優(yōu)先選用支持元數(shù)據(jù)嵌入、排版穩(wěn)定的格式；圖像檔案需兼顧分辨率、壓縮比與保真度的平衡；音視頻檔案需考慮編碼效率與解碼兼容性。適用性意味著格式既不能“功能過剩”導(dǎo)致資源浪費(fèi)，也不能“能力不足”影響檔案完整性。
二、需考量的關(guān)鍵因素?
在國(guó)家規(guī)范框架內(nèi)選用格式，需系統(tǒng)考量若干關(guān)鍵因素，這些因素是規(guī)范要求的具體落地體現(xiàn)。?
格式的標(biāo)準(zhǔn)化程度是核心考量，國(guó)家規(guī)范優(yōu)先推薦采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)明確的格式：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)格式（如PDF/A、TIFF）在跨國(guó)家、跨地區(qū)共享中更具優(yōu)勢(shì)；國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式（如OFD）更貼合國(guó)內(nèi)政務(wù)、民生等領(lǐng)域的應(yīng)用場(chǎng)景；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式（如特定領(lǐng)域的專業(yè)數(shù)據(jù)格式）適用于行業(yè)內(nèi)專用檔案。標(biāo)準(zhǔn)化程度低的私有格式，僅可在規(guī)范允許的短期業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中使用，且必須有轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式的預(yù)案。?
安全可控性是規(guī)范強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，需評(píng)估格式在加密、防篡改、權(quán)限管理等方面的支持能力：符合國(guó)家密碼管理局要求的格式（如支持SM4加密算法）可用于涉密或敏感檔案；具備數(shù)字簽名嵌入功能的格式（如支持國(guó)密算法簽名）更適用于需確保真實(shí)性的檔案（如合同、審批文件）；避免選用存在已知安全漏洞或解析工具不可控的格式，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。?
系統(tǒng)兼容性需滿足規(guī)范中的互操作性要求，所選格式應(yīng)能適配國(guó)家推薦的電子檔案管理系統(tǒng)、政務(wù)信息共享平臺(tái)等公共基礎(chǔ)設(shè)施：在跨部門移交、上下級(jí)聯(lián)動(dòng)時(shí)，格式應(yīng)能實(shí)現(xiàn)無縫流轉(zhuǎn)，避免出現(xiàn)內(nèi)容丟失、格式錯(cuò)亂；需支持主流操作系統(tǒng)（Windows、Linux等）和常用終端設(shè)備（電腦、移動(dòng)端）的訪問需求，符合國(guó)家電子政務(wù)平臺(tái)的兼容性標(biāo)準(zhǔn)。
?
三、不同類型檔案的選用指引?
國(guó)家規(guī)范針對(duì)不同類型電子檔案的特性，給出了更具體的格式選用指引，體現(xiàn)了“分類施策”的思路。?
文本類電子檔案（如公文、合同、報(bào)表等），國(guó)家規(guī)范推薦優(yōu)先選用OFD、PDF/A格式：OFD作為我國(guó)自主可控的開放格式，支持國(guó)產(chǎn)加密算法和元數(shù)據(jù)擴(kuò)展，適配政務(wù)領(lǐng)域需求；PDF/A作為國(guó)際通用的歸檔格式，在跨域共享中優(yōu)勢(shì)明顯，需選用符合PDF/A-1a、PDF/A-2a級(jí)別的版本（支持文本提取和元數(shù)據(jù)完整）。禁止將未轉(zhuǎn)換的辦公軟件私有格式（如某些廠商的doc、xls格式）作為長(zhǎng)期保存格式，短期流轉(zhuǎn)使用后需按規(guī)范轉(zhuǎn)換。?
圖像類電子檔案（如掃描件、照片、圖紙等），規(guī)范要求根據(jù)分辨率和用途選用：檔案掃描件優(yōu)先選用TIFF（非壓縮或LZW壓縮）、JPEG2000格式，確保長(zhǎng)期保真；地圖、工程圖紙等矢量圖像，推薦采用SVG、DXF等開放格式；普通照片類檔案可選用JPEG（壓縮比不超過1:10），但需保留原始分辨率版本。禁止使用專利限制嚴(yán)格或壓縮算法易導(dǎo)致信息丟失的格式（如某些早期proprietary圖像格式）。?
音視頻類電子檔案（如會(huì)議錄像、采訪錄音等），規(guī)范強(qiáng)調(diào)格式的編碼效率與解碼兼容性：音頻檔案優(yōu)先選用FLAC（無損壓縮）、MP3（適用于非重要檔案）；視頻檔案推薦采用H.264/AVC、H.265/HEVC（需符合國(guó)家音視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)），避免使用編碼效率低或解碼設(shè)備依賴強(qiáng)的格式。音視頻檔案需按規(guī)范要求同時(shí)保存元數(shù)據(jù)文件（如拍攝時(shí)間、設(shè)備信息），確保檔案的背景信息完整。?
特殊類型電子檔案（如數(shù)據(jù)庫、三維模型等），規(guī)范要求采用專用標(biāo)準(zhǔn)格式：數(shù)據(jù)庫檔案需導(dǎo)出為XML、CSV等通用格式并保留數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)說明；三維模型檔案推薦使用IFC、STL等開放格式；科研數(shù)據(jù)檔案需遵循《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》中的格式規(guī)范，確保數(shù)據(jù)可解析、可復(fù)用。特殊格式需在歸檔時(shí)附格式說明文檔，按規(guī)范要求納入元數(shù)據(jù)管理。?
四、選用的保障措施?
為確保按國(guó)家規(guī)范選用格式落地見效，需建立配套的保障措施，形成“選用-審核-監(jiān)控-更新”的閉環(huán)管理。?
建立格式選用清單制度，各單位需依據(jù)國(guó)家規(guī)范，結(jié)合本領(lǐng)域檔案特點(diǎn)，制定本單位的《電子檔案存儲(chǔ)格式選用清單》，明確“推薦使用”“限制使用”“禁止使用”的格式類別，并根據(jù)國(guó)家規(guī)范更新情況動(dòng)態(tài)調(diào)整。清單需報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案，作為格式選用的內(nèi)部依據(jù)。?
強(qiáng)化審核校驗(yàn)機(jī)制，在電子檔案歸檔環(huán)節(jié)設(shè)置格式合規(guī)性審核節(jié)點(diǎn)：通過技術(shù)工具自動(dòng)校驗(yàn)格式是否符合國(guó)家規(guī)范要求（如是否為推薦格式、元數(shù)據(jù)是否完整）；對(duì)特殊格式需人工審核其轉(zhuǎn)換計(jì)劃是否符合規(guī)范；審核結(jié)果作為檔案接收的必要條件，不符合要求的檔案需退回整改。?
動(dòng)態(tài)管理與轉(zhuǎn)換機(jī)制是長(zhǎng)期保障，按國(guó)家規(guī)范要求：定期評(píng)估在用格式的合規(guī)性（如廠商支持情況、標(biāo)準(zhǔn)更新情況）；對(duì)因規(guī)范更新導(dǎo)致不再符合要求的格式，及時(shí)啟動(dòng)轉(zhuǎn)換程序（轉(zhuǎn)換為新的推薦格式）；建立格式轉(zhuǎn)換的技術(shù)規(guī)范（確保轉(zhuǎn)換過程中內(nèi)容不丟失、元數(shù)據(jù)可繼承），轉(zhuǎn)換后需保留轉(zhuǎn)換記錄以備查驗(yàn)。?
培訓(xùn)與能力建設(shè)確保規(guī)范落地，開展針對(duì)檔案管理人員的國(guó)家規(guī)范培訓(xùn)（重點(diǎn)講解格式選用要求和判斷標(biāo)準(zhǔn)）；配備格式檢測(cè)、轉(zhuǎn)換的專業(yè)工具，提升技術(shù)實(shí)操能力；定期組織格式選用合規(guī)性自查，對(duì)照國(guó)家規(guī)范查找偏差并整改，確保選用行為持續(xù)符合要求。?
國(guó)家規(guī)范下的電子檔案存儲(chǔ)格式選用，本質(zhì)是通過標(biāo)準(zhǔn)化手段實(shí)現(xiàn)“技術(shù)可控”與“價(jià)值保障”的平衡。它既不是對(duì)技術(shù)選擇的過度限制，也不是簡(jiǎn)單的“一刀切”，而是在規(guī)范框架內(nèi)為檔案管理機(jī)構(gòu)提供清晰的指引和靈活的空間。遵循這些指南，檔案管理機(jī)構(gòu)既能滿足合規(guī)性要求，又能有效規(guī)避“格式過時(shí)導(dǎo)致檔案失效”“跨域共享因格式壁壘受阻”等風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案“存得下、讀得出、用得上、傳得開”的管理目標(biāo)，讓電子檔案的價(jià)值在規(guī)范軌道上得到長(zhǎng)久延續(xù)。
